การวางแผน “จัดลำดับความสำคัญ”

ในที่นี้ ผมจึงใคร่ขอเสนอหลักคิดง่าย ๆ เป็นพื้นฐานเบื้องต้นในการวางแผน “จัดลำดับความสำคัญ” งาน เพื่อช่วยให้รับมือกับงานที่อยู่ในความรับผิดชอบและงานใหม่ที่มีโอกาสเข้ามาได้ตลอดเวลา ดังนี้

ใช้หลัก “สำคัญ” & “เร่งด่วน”

การจัดเรียงลำดับงานโดยยึดหลัก ความสำคัญและความเร่งด่วน จะทำให้เราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้ 1) งานสำคัญและเร่งด่วน 2) งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3) งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และ 4) งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

เมื่อจำแนกงานออกเป็นกลุ่มอย่างชัดเจน เราพึงเปรียบเทียบคุณค่าของงานและคุณภาพของเวลาที่ต้องการใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละชิ้นอย่างเหมาะสม วิธีเช่นนี้เมื่ออยู่ในสถานการณ์วิกฤตหรือคับขัน เราจะสามารถเลือกที่จะทำงานบางชิ้น ตัดบางชิ้นออก หรือตัดทอนเวลาให้ลดลงได้ จะทำให้เราลดความสับสน สามารถแก้ปัญหาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใช้หลัก “บันทึกตารางเวลา”

การบันทึกตารางเวลาทำงาน จะทำให้เราสามารถเปรียบเทียบเป้าหมายในการทำงานกับเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานจริงได้ชัดเจน ซึ่งเป็นข้อมูลที่เราสามารถตรวจสอบที่มาของกิจกรรมที่ทำให้เราเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ เช่น รับโทรศัพท์ เดินติดต่อในสำนักงาน เป็นต้น ทำให้เราปรับปรุงวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

ใช้หลัก “กำหนดเวลาทำงานให้น้อยลง”

ศาสตราจารย์พาร์คินสันได้เคยกล่าวไว้ว่า “งานย่อมยืดยาวออกไปจนครบเวลาที่ให้ไว้เพื่อให้งานเสร็จ” ดังนั้นเราพึงกำหนดเวลาส่งงานของเราแต่ละชิ้นให้เร็วขึ้น เพื่อกระตุ้นตัวเองให้มีประสิทธิเสมอ งานบางประเภทที่สามารถทำให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมง ไม่ควรยืดเวลาออกไปจนถึง 1 วัน หลักการทำงานส่วนตัวของผม ผมพยายามเคลียร์งานให้หมดโต๊ะทุกวัน เพราะการที่เราใช้เวลากับงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งเกินกว่าความจำเป็นเป็นการสูญเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ หากเราทำงานเสร็จเร็ว เราจะมีเวลาไปทำงานอื่น ๆ ได้มากขึ้น จะทำให้เราขยายศักยภาพในการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

ใช้หลัก “ส่วนน้อยสำคัญ ส่วนใหญ่ไม่สำคัญ”

ปาเรโต นักเศรษฐศาสตร์ชาวตาเลียน ได้กล่าวไว้ว่า “สิ่งที่สำคัญในกลุ่มที่กำหนดไว้กลุ่มหนึ่ง ปกติแล้วจะเป็นเพียงส่วนน้อยของทั้งหมดในกลุ่ม” เมื่อเรามีปริมาณงานที่ต้องรับผิดชอบจำนวนมากให้เราจัดทำรายการของงานแต่ละชิ้น พิจารณาดูว่าในแต่ละรายการนั้น มีรายการใดที่มีความสำคัญ และเมื่อเราลงมือทำจะเกิดประโยชน์ต่อภาพรวมเพียงใด เมื่อเราอยู่ในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องเลือก ให้เราเลือกทำรายการสำคัญประมาณ 20 % ของรายการทั้งหมดในช่วงเวลานั้น แม้รายการที่เหลือเรายังไม่ได้ทำ หรือทำไม่เสร็จตามกำหนด จะไม่เป็นเหตุส่งผลกระทบต่อองค์กรมาก

ใช้หลัก “แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ”

งานบางประเภทเป็นงานที่มีความยากและต้องการเวลาที่มีคุณภาพในการปฏิบัติงาน วิธีที่จะช่วยให้เราสามารถทำงานประเภทนี้ได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ถูกรบกวนแม้มีงานใหม่แทรกเข้ามา ให้เราแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และกำหนดเส้นตายของงานในแต่ละชิ้น ไล่ตามลำดับความต่อเนื่องของงาน การปฏิบัติงานเสร็จตามกำหนดในแต่ละช่วง จะช่วยให้เราเกิดกำลังใจในการทำงานชิ้นถัดไป วิธีนี้จะช่วยให้งานของเรามีความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง ช่วยแก้ปัญหางานค้างได้เป็นอย่างดี

การวางแผนจัดลำดับงานก่อนลงมือทำเสมอ จะส่งผลให้เกิดทักษะเพิ่มพูนความแม่นยำในการเรียงงานได้อย่างถูกลำดับ ลงน้ำหนักงานได้ถูกจุดมากขึ้นเรื่อย ๆ อันนำมาซึ่งโอกาสการทำงานเสร็จครบทุกชิ้นอย่างมีคุณภาพเข้าขั้น “มืออาชีพ” ได้มากกว่าการลุยทำโดยไม่มีการวางแผน ดุจ “มวยวัด” อันยากจะทำงานได้สำเร็จครบตามเป้า…อย่างราบรื่นเทียบเท่า